電話対応が苦手な人必見!抑えておくべき基本の言葉使いとコツ

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新社会人の方はもちろん、会社勤めが長い方でも「電話対応が苦手」という方、実は多いのではないでしょうか?

また知らず知らずのうちに間違った電話対応をしていて相手方に不愉快な思いをさせている…、かもしれませんよね。

今回はそんな電話対応が不安な方に基本の言葉使いとコツを紹介していきます。
さっそく明日から実践してみてくださいね!

電話対応が苦手な人必見!コツ📞

電話対応はその会社の「顔」という重要な役割をになっています。
貴方の対応だけで会社の印象が良くも悪くもなりますので、しっかりコツを抑えていきましょう。

■電話対応のコツ

  • ゆっくりと大きな声でハキハキと喋る
  • 口角をあげ明るいトーンで話す
  • 3コール以内に電話にでる
  • メモ帳を準備し、メモをとる

電話では相手の顔を見る事が出来ません。
しかし電話の「声」だけで相手の感情は伝わってくるもの。
相手が聞き取りやすいように、ゆっくりハキハキと、そして笑顔で良い印象を与えられるようにしていきましょう。

電話対応が苦手な人必見!基本の言葉遣い👩

電話対応の基本の言葉使いは何度も使っていけば、自然に身につくもの。
積極的に電話対応をして基本の言葉使いになれていきましょう!

■基本の言葉使い

相手の声が良く聞き取れない時

  • 「申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございます」

自分では答えられない事を聞かれた時

  • 「誠に申し訳ございません。私ではわかりかねますので担当に変わります」
  • 「誠に申し訳ございません。私ではわかりかねますので、お調べして折り返し致します」

担当が不在の場合

  • 「申し訳ございません。あいにく○○は席をはずしております。○○時に帰社予定となっておりますが、いかがいたしましょうか?」
  • 「申し訳ございません。本日○○はお休みをいただいております。明日は出社予定ですがいかがいたしましょうか?」

上記で紹介したもの意外でも基本のフレームは沢山あります。
同僚、上司などの電話対応を盗み聞きしてどんどん真似をするようにしていきましょう!

最後に

電話対応のコツをまとめると、電話では顔が見えないので明るいトーンでハキハキと話す、基本の言葉使いは何度も使用して自然に身に付ける事がポイントになります。

電話対応が苦手だと思う方はその2点を意識して電話対応に望んでみてくださいね!

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